Herramientas de trabajo remoto que usamos (y amamos) en WooRank

Gracias al brote actual de COVID-19, muchos (probablemente la mayorí­a, en realidad) de los usuarios de WooRank se han visto obligados a cerrar sus oficinas fí­sicas y hacer la transición al trabajo remoto a tiempo completo. Y aunque trabajar desde casa a tiempo completo puede parecer una propuesta relativamente simple, puede impactar la productividad de tu negocio y la efectividad de tu equipo.

Especialmente si no tienes la configuración o las herramientas adecuadas.

El equipo de WooRank trabaja desde literalmente en todo el mundo, por eso queremos compartir las mejores prácticas y herramientas que utilizamos para garantizar que podamos crear los productos, el contenido y los servicios que mejor sirvan a nuestros usuarios.

Obviamente, los detalles exactos dependerán de lo que funcione mejor para ti, pero estas recomendaciones son un excelente lugar para comenzar cuando pases a trabajar de forma remota.

Prepárate para el éxito del trabajo remoto

Antes de comenzar a configurar tu caja de herramientas de trabajo remoto, primero debes asegurarte de ponerte (y tu equipo) en la mejor posición para tener éxito mientras trabajas desde tu casa. Esto va más allá de las herramientas digitales que usarás para comunicarte y colaborar con tus compañeros de trabajo o para hacer tu trabajo.

Si no has trabajado desde casa antes, o no has tenido que hacerlo durante un perí­odo prolongado de tiempo o de forma regular, no debes esperar sentarte frente a tu computadora y ser tan productivo como lo harí­as en la oficina.

En cambio, concéntrate en estas 5 mejores prácticas para mantenerte productivo (y cuerdo) mientras trabajas desde casa con un equipo distribuido:

1. Haz un espacio de trabajo dedicado

Como trabajador remoto, convertí­ mi habitación libre en un espacio de oficina. Cuando entro en la habitación es hora de "trabajar" y cuando lo dejo al final del dí­a es hora de "casa". Crear esta compartimentación es vital para evitar esas distracciones mundanas del hogar, como sacar la basura, la limpieza y la televisión. Si no tienes una habitación libre en tu hogar, cualquier espacio dedicado servirá. Simplemente elige un lugar en tu hogar donde no vas a pasar el tiempo después de terminar el trabajo del dí­a.

2. Mantén un horario

De la misma forma en que has dedicado un espacio de trabajo en tu hogar, necesitas compartimentar tu tiempo. Lo mejor del trabajo remoto es que puedes ser flexible y trabajar cuando te funcione mejor. Sin embargo, no establecer horas dedicadas para "trabajo" y "hogar" puede conducir a distracciones constantes u horas de trabajo sin parar. En su lugar, crea bloques de tiempo donde te encuentres en tu espacio de trabajo centrado en la productividad y sin interrupciones. Cuando terminen estos bloques, puedes pasar al modo "hogar" y finalizar tu dí­a.

3. Organiza tu dí­a

Si bien las reuniones y las llamadas son una realidad casi inevitable del trabajo remoto, minimiza las distracciones e interrupciones que estas pueden causar a tu productividad. Segmenta tu dí­a laboral en "tiempo de reunión" y "tiempo de trabajo" programando tus reuniones para el dí­a siguiente. Cuando vas directamente de una reunión a otra, puedes hacer todo de una vez y luego continuar con tu dí­a y evitar más interrupciones. Obviamente, debes mantener la flexibilidad porque las cosas siempre surgen, pero cuanto más puedas segmentar tu dí­a, más productivo serás.

4. Usa pantalones...

... y el resto de tu ropa, también. Por atractivo que parezca, la capacidad de pasar todo el dí­a en pijama o escribir ese informe desde tu cama, un trabajo remoto exitoso significa levantarse y vestirse para el trabajo. Pasar todo el dí­a en pijama y/o envuelto en una cobija hace que sea demasiado fácil para tu cerebro cambiar de "trabajo" a "perezoso", desperdiciando todo un dí­a sin darte cuenta de que está sucediendo. Además, si siempre estás vestido como si estuvieras en la oficina, siempre estarás preparado para atender cualquier llamada de última hora con tus colegas o clientes.

Además, cuando te ves bien te sientes mejor, lo que ayudará a evitar los efectos de permanecer encerrado en el interior durante largos perí­odos de tiempo.

5. La comunicación es clave

Tenemos algunas recomendaciones para los canales de comunicación que utilizas como trabajador remoto, pero lo que realmente importa es que mantengas una comunicación activa con tus clientes, colegas y jefes. Cuando se trabaja desde casa (o de forma remota en general) es fácil perder de vista la última vez que actualizaste a las partes interesadas sobre el estado de un proyecto o propuesta. Ser proactivo para asegurarse de que todos sepan lo que está sucediendo en el trabajo, y chequear con tus compañeros de equipo para saber lo que está sucediendo, mantendrá tus proyectos en camino y a tiempo.

La comunicación también tiene el beneficio adicional de aumentar la responsabilidad cuando se trata de quién hace qué. Los equipos con poca comunicación, o que no están acostumbrados a comunicarse únicamente a través de canales remotos, pueden fácilmente dejar pasar las tareas entre grietas porque los roles y las responsabilidades no están claramente definidos.

Herramientas de trabajo remoto: ¡probados y aprobados por WooRank!

Al igual que muchas empresas en estos dí­as, WooRank tiene una fuerza laboral bastante distribuida. De hecho, nuestro equipo actualmente trabaja desde 9 paí­ses diferentes en 5 zonas horarias diferentes. Así­ que hemos tenido la oportunidad de probar muchas herramientas diferentes para que el trabajo remoto sea exitoso.

Dado que casi todos nuestros usuarios están trabajando desde casa en este momento, hemos reunido las 4 herramientas de trabajo remotas en las que confiamos para comunicarnos, colaborar y asegurarnos de ofrecer la mejor experiencia para nuestros clientes.

Slack

En su forma más básica, Slack es una aplicación de mensajerí­a. Sin embargo, es cualquier cosa menos una aplicación de mensajerí­a básica.

Básicamente funciona como una sala de chat de toda la empresa, o un grupo de salas de chat diferentes (llamadas "canales" en Slack), diseñadas para reemplazar el correo electrónico de tus trabajadores. Puedes agrupar canales por equipo, tema, propósito o cualquier otro método que funcione mejor para ti. Los canales pueden ser públicos, lo que significa que cualquiera en tu empresa puede unirse y chatear; o privados, lo que requiere una invitación para unirse.

Tu equipo también tiene la capacidad de enviar mensajes privados a colegas.

Independientemente de si estás utilizando canales públicos o privados, o estás enviando mensajes privados, Slack hace que sea increí­blemente fácil compartir información, archivos y más.

La razón principal por la que Slack es tan útil (algunos probablemente dirí­an "vital") es por sus integraciones de terceros. Slack permite usar una gran cantidad de aplicaciones externas directamente en la aplicación Slack para que no tengas que alternar entre programas que intentan encontrar un archivo, enlace o información en particular.

Algunos de los principales jugadores con los que se integra Slack incluyen:

• Zapier
• Google Drive
• Dropbox
• AirTable
• Github
• Zendesk

Slack tiene planes estándar que van desde gratis hasta $ 15 por usuario por mes. Las grandes empresas, o negocios con reglas o regulaciones especí­ficas, pueden crear planes Enterprise personalizados para satisfacer sus necesidades. Consulta la página de precios de Slack para ver cuál es el mejor para tu situación.

Google Calendar

Otra herramienta que hay muchas posibilidades de que tu negocio ya esté utilizando (especialmente si es un negocio digital), es el calendario de Google, una excelente manera de organizar tu dí­a y mantener tu agenda al dí­a. Lo que, si recuerdas, son dos cosas realmente importantes cuando se trata de pasar de trabajar en una oficina a trabajar en casa.

Google Calendar te permite programar reuniones fácilmente, establecer recordatorios, bloquear momentos y compartir información esencial de eventos (como una agenda, información de acceso telefónico o un canal de Slack para video chat).

Si tienes un equipo distribuido en varios paí­ses y/o zonas horarias (como lo hace WooRank), puedes agregar varias zonas horarias a tu vista de calendario para que no intentes programar una reunión accidentalmente durante las horas libres de alguien.

GSuite

GSuite, también conocido como Google Drive, también conocido como Google Docs, es posiblemente la mejor herramienta que puedes utilizar para colaborar con tus colegas.

Crea y comparte fácilmente todo tipo de documentos y archivos diferentes que tu empresa utiliza:

• Presentaciones
• Documentos de Word
• PDF
• Hojas de cálculo
• Formularios

GSuite también ofrece a los usuarios la posibilidad de crear sus propios sitios web y scripts personalizados para integraciones de terceros. Su aplicación Jamboard ayuda a las empresas a reemplazar ese importante tiempo de pizarra para que sus sesiones de lluvia de ideas vitales no se vean afectadas mientras trabajan de forma remota.

Quizás la mejor caracterí­stica de GSuite es su capacidad de edición en tiempo real y sus permisos granulares.

Los miembros del equipo pueden acceder y leer documentos, así­ como realizar cambios, sugerencias y notas, todo al mismo tiempo. Además, puedes otorgar o restringir el acceso a documentos especí­ficos según sea necesario.

Trello

Si no tienes una empresa con base digital, es posible que aún no hayas tenido que usar Trello. Sin embargo, ahora que todos trabajan de forma remota, es una herramienta vital en la caja de herramientas de tu empresa.

Para ser técnico, Trello es una plataforma de gestión de proyectos que utiliza el método kanban para organizar el trabajo visualmente para que las partes interesadas puedan ver el estado y el progreso de un determinado proyecto o tarea de principio a fin.

Los equipos generalmente manejan el trabajo a través de Trello en 3 niveles:

• Tableros: Todo en Trello es puesto en tableros. En WooRank, creamos tableros para nuestros proyectos (como "Campaña de marketing de contenido"), que albergan todas las tareas para dicho proyecto.
• Listas: Los tableros se dividen en Listas, que organizan las tareas que crea para tu proyecto. Por lo general, las listas se utilizan para representar las etapas de un proyecto como "no iniciado", "en revisión" o "terminado".
• Tarjetas: Las tarjetas representan las tareas especí­ficas que deben realizarse. Crea una tarjeta para una tarea y luego asigna usuarios, fechas de vencimiento y otros detalles importantes. Los miembros del equipo pueden dejar comentarios visibles para todos los que siguen el proyecto en Trello.

Como mencioné, en WooRank usamos Trello. Mucho. Y nosotros seguimos el marco general anterior para usar el sistema kanban para administrar nuestros proyectos. Entonces, por ejemplo, así­ es como usamos Trello para ejecutar nuestras campañas de marketing de contenido:

• Primero, creamos el tablero "Marketing de Contenido" y damos acceso a nuestro equipo de marketing .
• Nuestro tablero de "Marketing de contenidos" está dividido en Listas que están dedicadas al estado de cada Tarjeta: tenemos listas para la lluvia de ideas, la investigación, la escritura, el diseño, la revisión y las etapas de publicación de cada contenido.
• Creamos una Tarjeta para cada tarea o entrega asociada con nuestra campaña de contenido. Estas tareas incluyen la planificación de nuestro calendario de campaña, la creación de una nueva publicación de blog y sus elementos visuales asociados, y la promoción de la campaña a través de varios canales (redes sociales, correo electrónico, socios externos, etc.). Cada tarjeta se asigna a las personas responsables de la tarea y se les da una fecha de vencimiento. También adjuntamos archivos y documentos relevantes para mayor información y colaboración.

Lo mejor de Trello es que también es muy flexible, por lo que si el sistema anterior no es adecuado para ti, es bastante fácil crear el marco que sea mejor para tu equipo remoto.

El trabajo remoto exitoso requiere las herramientas adecuadas

En estos dí­as de distanciamiento social y auto cuarentena, el cambio al trabajo remoto y al trabajo desde el hogar puede parecer una seria interrupción para tu negocio. Sin embargo, no tiene que ser así­. Con la configuración, el estado de ánimo y el conjunto de herramientas adecuados, puedes hacer la transición a una fuerza laboral completamente distribuida sin perder la valiosa aportación y colaboración de tu equipo.

¿Cómo está funcionando para ti tu oficina en casa? ¿Qué herramientas de trabajo remoto has probado?